Ahora que estamos en año de oposiciones, podrías aprovechar para preparar unas y conseguir un trabajo para toda la vida. Puedes empezar por unas sencillas e ir ascendiendo desde dentro. Por ejemplo, la de Auxiliar Administrativo no son demasiado complicadas y el nivel de exigencia es mínimo. Si estás interesada en preparar unas opos, has venido a buen sitio porque te vamos a hablar de las principales funciones de un auxiliar administrativo y dónde pueden ayudarte a aprobar y conseguir un trabajo estable, bien pagado y con muy buenas condiciones. ¡Comenzamos!
Qué es un auxiliar administrativo
Es el profesional también conocido con el nombre de Secretario, Secretario Administrativo, Asistente Personal, Asistente de Finanzas, Asistente de Recursos Humanos, Secretario Técnico, Asistente Administrativo Junior, Auxiliar Administrativo, Asistente Comercial.
Pues bien, su trabajo consiste en asegurar que la empresa u oficina funcionan bien ocupándose de las tareas administrativas, tales como redactar los reportes correspondientes, archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina. En algunas ocasiones, sobre todo si se trata de compañías pequeñas, los auxiliares administrativos pueden ocuparse de los recursos humanos, nóminas, el reclutamiento del personal y la logística.
La diferencia entre un auxiliar administrativo y uno ejecutivo son sus supervisores. Los segundos son asistentes personales y se encargan de una sola persona, pero un auxiliar administrativo trabaja para un equipo, departamento u oficina. También son distintas sus responsabilidades y funciones ya que las del auxiliar administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.
Las funciones principales de un auxiliar administrativo
- Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes.
- Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
- Coordinar los servicios de mensajería.
- Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
- Localizar y restituir las propuestas de los clientes.
- Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos.
- Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
- Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
- Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías, las listas de contactos, entre otros.
- Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos.
- Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
- Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
- Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines.
- Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
- Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
- Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
- Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.
- Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
- Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.
- Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
- Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
- Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
- Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados a tiempo.
- Coordinar la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo
- Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
- Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
- Realizar reportes de gastos.
- Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.
Además, diariamente habrá de ocuparse de gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes y de la agenda general. También se encargará de la comunicación con los clientes, archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos, hacer fotocopias, pedir suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos, organizar reuniones, procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos…
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